16 Kinh Nghiệm Giúp Bạn Kinh Doanh Mở Quán Cà Phê Thành Công

Hiện không ít bạn trẻ chọn đầu tư mở quán cafe làm con đường Start-up. Tuy nhiên, đây là một thị trường cạnh tranh rất khốc liệt. Nhiều nơi khai trương thì cũng nhiều quán đóng cửa, sang nhượng, sớm nở tối tàn. Bạn cần phải tìm hiểu thật rõ thị trường và có kế hoạch cụ thể trước khi đổ vốn mở quán cà phê. Hi vọng với những chia sẻ sau của HOT AIR Coffee, bạn sẽ chuẩn bị được cho mình chút kinh nghiệm mở quán cafe thành công và hiệu quả.

1. Học các kiến thức và kinh nghiệm pha cafe cần thiết

Kinh nghiệm mở quán cà phê hiệu quả đầu tiên chính là có sự hiểu biết về các dòng cà phê. Điển hình là hai dòng cà phê Robusta và Arabica. Cụ thể, bạn cần tìm hiểu về mùi hương và hàm lượng caffein của mỗi dòng.

Mục đích của việc tìm hiểu chính là để biết được phương pháp pha chế phù hợp đối với mỗi dòng cà phê. Hơn nữa, từ kiến thức về dòng cà phê, bạn cũng có thể nghiên cứu cách kết hợp để tạo ra hương vị đặc trưng cho quán cafe của mình. Ngoài ra, nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt, bạn cũng có thể pha chế được theo gu của họ. Cách tốt nhất để bạn tích lũy kiến thức về cà phê chính là tự mình trải nghiệm. Khi tự mình thưởng thức, bạn sẽ nhận biết được nét đặc trưng về mùi vị của mỗi dòng cà phê. Từ đó, bạn có thể lựa chọn được loại cà phê ngon cho quán của mình.

2. Nghiên cứu thị trường mở quán cà phê

Nghiên cứu thị trường trước khi mở quán cà phê cũng là công đoạn rất quan trọng. Như mọi công việc kinh doanh khác, hiểu được thị trường sẽ giúp bạn đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng và giảm thiểu tối đa rủi ro trong khi mở quán. Đối với thị trường kinh doanh quán cafe, bạn cần xem xét 2 yếu tố:

• Khách hàng tiềm năng của bạn là ai và họ cần gì?

Đây là yếu tố đầu tiên mà bạn cần khảo sát khi kinh doanh quán cafe. Một vài thông tin mà bạn có thể tìm hiểu về khách hàng như độ tuổi, tần suất đến quán, thói quen chọn quán cà phê, thời điểm uống cà phê trong ngày, trong tuần… Xác định thông tin về khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn định hình được phong cách thiết kế, không gian và hình thức kinh doanh của quán cà phê. Bên cạnh đó, thông tin về thời điểm uống cà phê và tần suất đến quán cũng sẽ giúp bạn xác định được quy mô của quán mình.

• Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai và họ đang làm gì?

Đối với thông tin về đối thủ cạnh tranh, bạn cần trả lời được các câu hỏi như xu hướng quán cafe hiện nay là gì? Họ đang bán những gì và có gì độc đáo? Tại sao quán cafe đó lại đông khách đến vậy?… Trả lời những câu hỏi khảo sát về đối thủ cạnh tranh và lấy đó làm kinh nghiệm mở quán cafe thành công, bạn có thể đáp ứng được thị trường ngách và khắc phục được những hạn chế của đối thủ.

3. Lập kế hoạch kinh doanh để mở quán cafe hiệu quả

Sau khi đã hiểu biết cơ bản về cà phê và thị trường cà phê, bạn đã gần như sẵn sàng có nền tảng kinh nghiệm mở quán cafe. Trước tiên, để việc kinh doanh quán cafe hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch kinh doanh chi tiết. Kế hoạch càng cụ thể thì bạn càng giảm thiểu được tối đa rủi ro trong quá trình kinh doanh quán cafe. Một kế hoạch kinh doanh quán cà phê tốt là kế hoạch bao gồm những thông tin sau:

• Khách hàng tiềm năng của quán cafe: sinh viên, nhân viên văn phòng… Từ đó, tìm hiểu về sở thích đồ uống, thói quen của nhóm khách hàng tiềm năng.
• Mô hình kinh doanh quán cà phê mà bạn lựa chọn là gì?
• Đối thủ cạnh tranh của quán bạn là ai. So với họ, bạn có điểm khác biệt, độc đáo nào, làm thế nào để vượt qua đối thủ cạnh tranh.
• Bạn dự định sẽ chọn loại cà phê nào cho quán. Loại cà phê đó có gì khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
• Lên kế hoạch cụ thể các bước trong kinh nghiệm mở quán cafe đồ uống: khâu thuê mặt bằng, thiết kế, trang trí, mua thiết bị, dụng cụ…
• Nhà cung cấp cà phê và các thực phẩm khác là ai?
• Cần chuẩn bị thủ tục, giấy phép kinh doanh như thế nào?
• Cần thuê bao nhiêu nhân viên cho quán cafe?
• Vốn để khởi động quán cafe là bao nhiêu?
• Ước tính thời gian thu hồi vốn là bao lâu?

4. Tính giá vốn và các chi phí cần để mở quán cafe

Ước tính giá vốn cũng là vấn đề cần xem xét kỹ trước khi bắt đầu kinh doanh mở quán cà phê. Trong công đoạn dự trù kinh phí, bạn sẽ xác định xem việc nào cần đầu tư vốn, nên mua gì và không nên mua gì để tránh lãng phí tiền bạc và thời gian. Các khoản chi phí mở quán mà bạn cần có trong bản dự trù kinh phí bao gồm:

4.1. Chi phí thuê mặt bằng

Mặt bằng thường được chủ quán cafe lựa chọn là mặt tiền, khu vực gần văn phòng trường học… Trước khi đưa ra quyết định chọn mặt bằng, bạn cần phải xem thử mặt bằng đó có tốt cho việc buôn bán không, chi phí xây dựng và sửa chữa là bao nhiêu, an ninh khu vực đó có an toàn không, mặt bằng đó có đúng với nhu cầu sử dụng của bạn hay không. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh quán cà phê, bạn sẽ chọn diện tích mặt bằng cho phù hợp. Ví dụ như mô hình quán cafe cóc, cafe take away thì chỉ cần 15 – 25m2 là đủ, nhưng mặt bằng quán cafe sân vườn sẽ cần diện tích lớn hơn rất nhiều. Hiển nhiên chi phí thuê mặt bằng sẽ tùy thuộc vào diện tích sử dụng và vị trí của mặt bằng đó.

4.2. Chi phí làm thủ tục pháp lý

Trước khi bắt đầu kinh doanh mở quán cafe, bạn cần xin được giấy phép kinh doanh. Chi phí làm thủ tục pháp lý này sẽ bao gồm: lệ phí đăng ký kinh doanh và phí cung cấp thông tin doanh nghiệp. Lệ phí này sẽ rơi vào khoảng 1,5 triệu đồng. Bên cạnh đó, bạn cũng phải tốn chi phí khác như chi phí bảo hiểm…

4.3. Chi phí thiết kế và trang trí quán cà phê

Nội thất thiết kế của quán cafe cũng là khoản cần đầu tư khi kinh doanh quán cafe. Bạn có thể thống kê một số chi phí thiết kế và trang trí quán như biển hiệu, bàn ghế, dàn ánh sáng/ âm thanh, chi phí thuê đơn vị setup quán, chi phí decor…

4.4. Chi phí thuê nhân sự

Nếu quy mô kinh doanh của quán cafe nhỏ, bạn chỉ cần thuê từ 2 – 3 nhân viên pha chế và phục vụ. Thông thường, mức lương của nhân viên pha chế sẽ cao hơn so với nhân viên phục vụ. Còn mức lương cụ thể là bao nhiêu thì tùy thuộc vào ngân sách và thỏa thuận mức lương của bạn.

4.5. Chi phí mua nguyên liệu, máy móc

Để đảm bảo hương vị thơm ngon cho đồ uống của quán, bạn nên chọn nguồn nguyên liệu chất lượng tốt. Thông thường, chi phí nguyên liệu của quán cafe sẽ dao động từ 15 – 30 triệu đồng mỗi tháng. Ngoài ra, bạn cũng cần đầu tư vào việc mua máy móc, thiết bị pha chế như máy pha cafe Espresso, máy ép, máy sinh tố, tủ lạnh…

4.6. Chi phí marketing cho quán cafe

Chi phí Marketing sẽ tùy thuộc vào hình thức quảng cáo quán cà phê mà bạn chọn. Hình thức quảng cáo được ưa chuộng nhất hiện nay là hình thức marketing online. Tuy nhiên, đây là hình thức khá phức tạp nên để đạt hiệu quả cao, bạn cần chọn công ty chuyên làm marketing online uy tín.

5. Học cách quản lý chi tiêu và nhân sự

Kỹ năng quản lý cũng là một trong những kinh nghiệm quan trọng để kinh doanh quán cafe hiệu quả. Để làm được điều đó, người quản lý quán cafe cần nắm được tình hình kinh doanh của quán để kịp thời xử lý. Ngoài ra, người quản lý cũng cần phân công công việc rõ ràng, đồng thời giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên. Kỹ năng cần trang bị khi quản lý quán cà phê:

• Quản lý chi tiêu: nhà quản lý cần quản lý các khoản tiền của quán, bao gồm khoản thu chi, khoản thua lỗ, lợi nhuận, thuế… Nếu quán cafe của bạn có nhân viên kế toán, bạn cần theo dõi toàn bộ tình hình nguồn tiền của quán.
• Quản lý nhân sự: là kỹ năng bao gồm khả năng nắm bắt tâm lý nhân viên, phân công đúng người – đúng việc để nhân viên phát huy được tối đa năng lực. Đây là kỹ năng giúp đội ngũ nhân viên của quán cafe nâng cao tinh thần trách nhiệm và mức độ gắn kết.
• Quản lý hàng tồn kho: người quản lý cần kiểm soát được hàng tồn kho, tình hình xuất nhập hàng hóa. Kỹ năng này yêu cầu nhà quản lý cần lên kế hoạch nhập hàng đáp ứng nhu cầu của thợ pha chế và các bộ phận khác. Kế hoạch nhập hàng tốt sẽ giúp quán tránh được tình trạng thất thoát chi phí.
• Quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp sẽ giúp bạn nhận được nhiều ưu đãi, chất lượng nguồn hàng tốt với giá thành rẻ hơn, vận chuyển hàng nhanh chóng…
• Bảo dưỡng thiết bị: người quản lý cần nắm rõ hiện trạng sử dụng máy móc, thiết bị trong quán. Ngoài ra, người quản lý cũng cần kiểm soát quy trình dùng máy của nhân viên để tránh bị hỏng hóc.
• Chăm sóc khách hàng: là kỹ năng liên quan tới tác phong và thái độ khi chăm sóc khách hàng. Một vài kỹ năng chăm sóc khách hàng cơ bản mà nhân viên quán cafe cần có như:
  • Luôn giữ trạng thái thân thiện và tươi cười khi phục vụ khách hàng.
  • Phục vụ nhanh chóng, lịch sự, đáp ứng yêu cầu khách hàng (trong khả năng).
  • Ghi nhớ câu nói “Chúc quý khách ngon miệng” khi phục vụ đồ uống cho khách hàng.
  • Xin lỗi khách hàng khi thời gian pha chế quá lâu.
  • Chúc khách hàng ngày mới tốt đẹp và hẹn gặp lại khách.

Kỹ năng chăm sóc khách hàng là những hành động đơn giản nhưng lại dễ bị phớt lờ. Nhưng lại ảnh hưởng tới việc khách hàng có quay lại quán cà phê của bạn hay không. Đây là một kinh nghiệm mở quán café không thể xem nhẹ. Để nhân viên của bạn đáp ứng được những kỹ năng trên, bạn hãy chủ động trang bị kỹ năng cho bản thân trước, đồng thời thường xuyên thể hiện thái độ tốt với khách hàng.

6. Tìm kiếm mặt bằng kinh doanh quán cà phê phù hợp

Vị trí mặt bằng cũng là yếu tố ảnh hưởng là một trong các cách mở quán cà phê hiệu quả mà ai cũng nên chú trọng. Một vài vị trí đắc địa để kinh doanh quán cafe điển hình như khu vực gần công ty, văn phòng, trường học… Bạn nên ưu tiên chọn mặt bằng rộng rãi để có chỗ để xe cho khách tới quán. Nếu bạn có nguồn vốn lớn, bạn có thể chọn khu vực nơi khách mặc định là khu vực uống cafe. Cụ thể, bạn có thể chọn mặt bằng ở khu vực có nhiều quán cafe và cố gắng làm tốt hơn đối thủ thì tỷ lệ kinh doanh thành công sẽ cao.

7. Chọn mô hình kinh doanh quán cafe phù hợp

Lựa chọn mô hình quán cà phê sẽ giúp bạn định hình được phong cách và đối tượng khách hàng tiềm năng mà bạn hướng đến. Bạn có thể tham khảo một số mô hình kinh doanh quán cafe tiêu biểu hiện nay như:

• Mô hình cafe Take away
• Mô hình cà phê Container
• Mô hình quán cà phê Workshop
• Mô hình cà phê thương hiệu
• Mô hình quán cà phê âm nhạc
• Mô hình quán cà phê sân vườn

Cách mở quán cà phê bằng cách lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn chọn được mặt bằng phù hợp, xác định được nhóm khách hàng tiềm năng.

8. Thiết kế không gian quán cafe

8.1 Tự thiết kế không gian của quán cà phê

Trong bản dự trù chi phí mở quán cà phê, chi phí thiết kế không gian quán cafe cũng bao gồm trong đó. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm khoản chi phí này bằng cách tự lên ý tưởng thiết kế, có thể tham khảo các bản vẽ trên internet. Tuy nhiên, đối với những người không có kinh nghiệm thiết kế thì đây không phải là việc dễ dàng.

8.2 Thuê đơn vị chuyên thiết kế không gian quán cà phê

Đây là cách mở quán cafe được nhiều chủ quán cafe lựa chọn hơn. Mặc dù tốn khoản chi phí thuê dịch vụ setup quán cà phê nhưng hiệu quả mang lại sẽ cao hơn. Vì đơn vị chuyên thiết kế sẽ có kiến thức chuyên môn bài bản, họ sẽ biết cách bố trí phù hợp, hay loại bàn ghế nào thì phù hợp với phong cách của quán…

9. Thiết kế Menu đồ uống cho quán cafe

Cách thiết kế menu đồ uống cũng là yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của quán cà phê. Bạn có thể tham khảo list danh mục đồ uống trên menu của quán cafe như sau:

• Cà phê truyền thống: cà phê sữa, cà phê đen pha phin.
• Dòng cà phê mới, tạo trào lưu: cà phê trứng, cà phê dừa, cà phê kem bơ.
• Cà phê phong cách Ý: Latte, Cappuccino, Espresso.
• Trà trái cây, trà túi lọc.
• Nước ép, sinh tố, thức uống dinh dưỡng (sữa hạt…), sữa chua hoa quả.
• Điểm tâm: bánh mặn, bánh ngọt,…

Hơn nữa, bạn cũng có thể đặt thêm menu bảng đặt ở cửa trước, menu nhỏ đặt ở quầy order để tiện cho khách gọi đồ uống. Ngoài ra, cách mở quán cafe này cũng giúp quán bắt mắt và thu hút khách hàng hơn.

10. Kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp cafe nguyên liệu uy tín

Những yếu tố như vị trí, mô hình kinh doanh, phong cách thiết kế đều là yếu tố thu hút khách hàng khi bạn mở quán cà phê. Tuy nhiên, yếu tố giữ chân khách hàng tiếp tục tới quán của bạn chính là hương vị của cà phê. Vậy nên, bạn cần tìm nhà cung cấp cafe uy tín để phục vụ được tách cà phê ngon cho khách hàng. Khi liên hệ với nhà cung cấp cafe, bạn có thể đề nghị họ gửi mẫu cà phê rang xay cho bạn. Kiến thức về cà phê ở kinh nghiệm đầu tiên sẽ giúp bạn đánh giá được chất lượng của hạt cà phê và lựa chọn được cà phê ngon cho quán. Bạn có thể chọn nguồn cà phê nguyên chất tại HOT AIR Coffee. Tại đây, chúng tôi cung cấp các loại hạt cà phê thơm ngon, chất lượng và luôn tươi mới.

11. Kinh nghiệm chọn dụng cụ phù hợp cho quán cafe

Chọn dụng cụ cho quán cà phê còn tùy thuộc vào mô hình và hình thức kinh doanh quán cafe mà bạn chọn lựa. Ví dụ như:

• Đối với mô hình kinh doanh cà phê hiện đại, bạn nên đầu tư vào máy pha cafe bằng áp suất, dụng cụ pha Syphon…
• Đối với mô hình kinh doanh cà phê truyền thống, bạn nên đầu tư vào các vật dụng đơn giản và phin pha cafe.

Ngoài ra, bạn cũng cần mua sắm những vật dụng cần thiết cho quán cafe như máy xay cà phê, máy pha cà phê, tủ lạnh, hệ thống âm thanh/ánh sáng… Tổng chi phí trang bị vật dụng, máy móc cho quán cafe thường dao động từ 30 – 100 triệu đồng. Nếu nguồn vốn của bạn hạn chế, hãy cân nhắc mua những vật dụng ưu tiên trước.

12. Chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục mở quán cafe cần có

Trước khi mở quán cà phê, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ kinh doanh theo quy định của pháp luật. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy phép kinh doanh quán cà phê.
• Giấy chứng nhận đạt điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Tìm hiểu các loại thuế phải nộp theo quy định nhà nước.

13. Triển khai xây dựng và trang trí cửa hàng cà phê

Khi thiết kế không gian của quán cafe, bạn cần xem xét cách bố trí sắp xếp, cách lựa chọn màu sắc, nội thất, ánh sáng, cách trang trí, lắp đặt bảng hiệu. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm trong việc thiết kế quán cafe, bạn có thể thuê đơn vị chuyên thiết kế với tầm giá khoảng 5 – 6 triệu đồng/m2.

14. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Nhân viên của quán cafe là người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Vì vậy, nhân viên đóng vai trò rất lớn trong việc tạo nên sự thành công cho việc kinh doanh quán cafe của bạn. Do đó, bạn nên trang bị cho nhân viên của mình những kiến thức căn bản về kỹ năng chăm sóc khách hàng. Một số nguyên tắc mà bạn có thể đào tạo cho nhân viên quán cafe như:

• Vui vẻ tươi cười chào khách hàng khi họ vào quán.
• Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp cho khách hàng.
• Tươi cười niềm nở đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong khả năng.
• Tư vấn tận tình đồ uống trong menu cho khách hàng.
• Lắng nghe khách hàng khi họ góp ý, đánh giá về chất lượng đồ uống…

Để nhân viên tạo được thói quen này, bạn cần là người khởi xướng, thể hiện sự chuyên nghiệp khi phục vụ khách hàng. Từ đó, nhân viên của quán sẽ nhìn bạn và học hỏi. Quán cà phê có thái độ phục vụ tốt là quán có tác phong tốt từ người quản lý cho tới nhân viên của quán.

15. Có kế hoạch Marketing để mở quán cafe đông khách

Hoạt động marketing cũng rất cần thiết khi bạn kinh doanh mở quán cafe. Vì đây là hoạt động giúp quán bạn tăng độ phủ sóng, thu hút sự chú ý của khách hàng. Thị trường cà phê là thị trường cạnh tranh gay gắt nên hoạt động marketing giữ vai trò rất quan trọng. Một số hình thức marketing phổ biến hiện nay như quảng cáo trên Facebook, Google, làm thẻ thành viên, thiết kế standee, poster, băng rôn quảng cáo, tạo sự kiện khuyến mãi… Tuy nhiên, yếu tố giữ chân khách hàng vẫn là trải nghiệm đồ uống của khách hàng. Bạn cần chú ý không để khách hàng cảm thấy họ bị lừa khi hương vị đồ uống khác xa với quảng cáo.

16. Khai trương quán cafe

Đây cũng là một hình thức Marketing gián tiếp đến khách hàng. Hoạt động khai trương giống như là hành động để thông báo với khách hàng rằng khu vực này sắp có quán cafe mới. Khai trương mở quán cafe sẽ giúp tạo ấn tượng, thu hút khách hàng tiềm năng cho quán. Bạn có thể tiến hành khai trương quán cà phê với chương trình ưu đãi như mini game, hoạt động give away… Tuy nhiên, để hoạt động khai trương thuận lợi và đạt hiệu quả, bạn cần lên kế hoạch khai trương cụ thể. Kế hoạch khai trương cần bao gồm những yếu tố như thời gian khai trương quán, ngân sách và dự trù khách mời…

Tạm kết HOT AIR Coffee vừa chia sẻ tới bạn 16 kinh nghiệm giúp bạn kinh doanh mở quán cà phê thành công. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin vừa rồi sẽ giúp bạn thực hiện được dự định ấp ủ kinh doanh quán cafe của mình.